一、系统应有优良的品质
影响会议人员兴趣和注意力集中的因素有两个：一个是环境对人视觉的感染程度，环境可以激发参加会议人员的内心情绪，或演讲有激情，或听讲有热情;另一个是声音对人的吸引程度，声音质量好可以提高参加会议人员的注意力，或演讲认真，或听讲仔细。而视频会议与传统的面对面会议有着本质的差别，要想达到传统会议效果，除提高会议室灯光、音响和相关设备的品质外，还要求视频系统有一个很高的品质，并保证图像画面清晰透亮、声音清澈干净传播，以引起所有参加会议人员的注意，达到召开会议的目的。
现在各个视频会议厂商因为使用协议和技术不同，所表现出来的效果也不同，中科网络视频会议（CX_engine）就采用市面上最先进的H.264视频编码技术，音频采用世界领先的分布式混音专利技术，所表现出来的音视频效果就非常好，这是在选购视频会议的时候首先要考虑的因素。
二、系统应能安全、稳定、可靠运行
视频系统是一个实时性很强的系统，同时传播信息时又有很高的密级要求，所以在组织会议时，系统安全、稳定、可靠运行成为最基本的要求。
安全是指会议的组织者对会议有最高的管理权限，没有会议组织者的批准，任何用户不得登录上会，包括系统管理员，会议管理员能够很方便地看到任何一个人员参加会议的信息，从而保证会议信息不会外漏;
稳定是指会议是一个连续的过程，会议的召开有其特有的程式，任何中间干扰都会直接影响到会议的质量，所以要求视频系统应有较高的稳定性，才能保障会议全程进行;
可靠是指系统是一个复杂的计算机多媒体，中间的技术层面繁多，有着众多的管理环节，加之空间跨度巨大，远程情况，包括设备工作和人员操作使用不易被管理和控制，所以系统的抗干扰能力和可靠的技术水平，就成为产品值得信赖的保证。
在稳定性方便，表现得最好的是硬件的视频会议，但是价格高昂，而在软件视频会议中能有逼近硬件视频会议的稳定性的就中科网络视频会议（CX_engine）等几家。
三、系统应有齐全的功能
顾名思义，视频系统就是提供视音频服务的系统，其不单是要肩负视频会议任务，而更多的是要有其他视音频服务功能，因此，其有视频会议、视频教学、视频直播或转播、远程协助、远程数据共享、远程视频监控等服务功能，才算是一个真正的视频系统。
四、系统应方便管理和使用
视频系统是一个共享平台，它应是一个公众容易使用的工具，而不应是只供专业技术人员使用的系统，于是系统的方便使用才是产品的发展方向。同时系统应提供全面的管理功能，不仅能在前台进行会议管理和数据索取，而且能在后台对召开的会议和网络的数据流量进行管理及监控，才能称得上是上好的视频系统产品。
五、系统应有很强的环境适应能力
视频系统是针对远距离空间的需求而设计的，所以数据通信的条件，就决定了视频系统工作情况的好坏。统筹计算机网络资源，合理安排资源使用计划，是当今社会文明的表现，没有哪个部门或企业用一条专用的数据通道为视频系统提供服务，可见视频系统建设实际上是一个“借道而行”的概念，它是建立在计算机共享网络基础上的。由于视频系统要求严格，数据传输连续和实时性要求高，而在计算机网络中，各种数据传输是千变万化的，对于视频系统而言，一方面要求语音音色优良，话音绝对连续，图像清晰，无马赛克和异常现象;另一方面要求视音频数据包不能太大，保证数据应实时传输，这种既对立又统一的关系，给视频系统提出了高标准的要求，因此视频系统对计算机网络的适应能力就变得无比重要，除有先进的技术手段外，其本身的抗干扰能力就要比一般的系统强，在遇到网络数据传输高峰，尤其遇到病毒干扰时，应绝对保证小音频信号数据实时连续优先传输，而大视频信号数据可以连续传输，也可以丢包不连续传输，但需有相关的处理技术，保证不出现马赛克和异常现象。
六、系统应有很好的兼容性
视频系统要有良好的兼容性，除对自身版本升级有兼容性和产品瞻前顾后特性外，还要有与其他品牌产品的视音频信号的互通能力，才能保证使用者不浪费过去使用的影像资源和最大合理化使用手中其他品牌产品的资源。
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