浦东积极推进在线政务服务电子档案智能归档应用

2023年是上海开展政务服务“一网通办”改革五周年，浦东新区推出“浦东事、浦通办”——“一网通办”五周年系列报道。五年来，浦东新区按照市委市政府整体部署，始终坚持用户视角，以企业、群众的满意度作为研判改革效果和服务质量的唯一标准，通过构建线上线下泛在可及的全方位服务体系，深化一系列业务流程革命性创新，探索政务服务数据赋能和智能应用，不断提升政务服务标准化、规范化、便利化、智慧化水平，打造智能精准、公平可及的政务服务环境，持续在更高起点上推动“一网通办”改革向纵深发展，为企业、群众提供全生命周期服务。

浦东新区在国务院部署政务服务电子文件归档背景下，结合重新修订的《档案法》明确的电子档案总体要求，从政策层面、应用层面加快推进实现在线政务服务电子档案智能归集应用，不断提升企业群众的获得感和满意度。

在政策层面

2019年浦东新区人大常委会作出的《关于进一步优化营商环境提升在线政务服务水平的决定》明确了浦东先行先试“政务服务机构按照档案管理要求，及时以电子形式归档，向档案部门移交。符合档案管理要求的电子档案，与纸质档案具有同等效力”。2021年“推进在线政务服务电子档案全流程实时归档”列入区委常委会工作要点任务目标以来，此项工作已连续三年在《浦东新区全面深化“一网通办”改革工作要点》中都有明确具体要求。在前两年试点应用的基础上，进一步提出“集成电子签名签章、电子档案、电子证照、区块链等改革成果，试点审批全过程电子化，实现企业办事无纸化”的要求。此项工作还写入了2023年浦东新区推进政府职能转变和放管服改革工作要点、浦东新区城市数字化转型三年行动计划等政策文件。

在应用层面

近年来，浦东新区档案局、区政务服务中心等部门从业务实际出发，将流程再造、系统集成、技术融合和课题研究相结合着力推进。聚焦提升“高效处置一件事”和“高效办成一件事”能力，瞄准解决政府数字化转型大背景下，“一网通办”在线政务服务所形成的电子文件自动智能归集应用问题。结合人工智能审批和区块链技术应用，把电子档案管理和“四性”检测需求融入业务系统，确保电子材料在审批服务过程中即符合电子文件归档要求，实现“办结即归档”，解决了政务服务“最后一公里”问题。

2021年7月，选取区建交委“道路货物运输许可”事项作为试点应用，至今已完成9000余件电子文件归档。2022年11月，区档案局、区政务服务中心、区建交委共同完成的《基于AI技术在线政务服务电子文件归档智慧管理实现研究》项目顺利通过国家档案局验收，获2023年度上海市档案科技研究成果奖二等奖。

主要做法和特点

一是打通电子通道。打通了浦东政务服务系统和委办局业务系统中申报材料提交到材料归档的全过程，推进全程电子一体化归档功能落地，同步记录数据收集日志，确保电子材料在审批服务过程中即符合档案管理要求，实现所有材料的自动识别、自动归集、自动调用、自动处理，减少人工干预。

二是应用智能审查。运用人工智能辅助审批技术，依托窗口“政务智能办”，把档案管理需要的所有要素融入受理平台和业务系统，边办理、边采集、边审查，开发项目审批过程就是档案数据核查过程，提高系统主动发现、主动分析、主动处理问题的能力，整个过程可回溯、可查实、可追责。

三是自动无感归档。全过程实现档案数据“四性”自动智能检测和自主智慧归档的自动无感化管理。即自动分类整理，申请材料进行人工智能识别，自动分类整理；自动要素归集，事项随办随归、要素归集自动获取；自动线上归档，电子证照通过调用统一证照库自动线上归档；自动打包检测，归档信息包生成、数据封装、检测均通过系统自动处理。

四是档案信息共享。发挥档案资源大数据作用，打破数据孤岛，建设区域数字档案管理服务一体化共享数据仓，企业数据库、证照数据库、电子证照、电子印章等各类数据对接，减少材料重复提交和纸质扫描数量，逐步打造在线政务服务电子档案专题档案库，合理分类档案利用主体，实现区级层面的档案数据和业务数据互通共享。

主要优势和成效

本项目重塑档案管理价值理念，从以管理为中心向以服务为中心转变。聚焦高效办成一件事，强化了事项权力主体、事项办理主体、档案管理主体联动机制，推动跨部门、跨层级、跨领域的联动协作，实现政务服务模式的整体性转变、革命性重塑。一是电子文件全周期管理。建立档案主管部门与行政服务部门、公共管理和服务机构的三方联动机制，保障材料形成、收集、归档、移交的电子文件和电子档案全生命周期管理。二是档案质量全过程管控。落实项目在线审批流程管理，树立项目审批过程就是档案质量审核的理念，把握电子文件归档真实性、完整性、可用性、安全性“四性”检测的核心关键，落实人工智能技术实现档案数据质量的全自动管控。三是元数据全要素归集。通过对在线政务服务流程再造，直接在线接收政务服务系统产生的申请、受理、审核、发证的全要素归档信息包，保障电子档案的真实、完整、可用、安全。四是档案数据全领域共享利用。建设档案信息资源总库和各类专题档案数据仓，搭建馆室一体化平台在线与区行政服务中心及各职能部门实现全域共享利用。